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PRE REQUISITOS CUBIERTOS

Para arrancan con el proceso de 53 WW´s es necesarios contar con un facebook, msn, y Skype donde haya dado de alta tanto a su coach, como al back office de administrarte. Asegúrese de cumplir este requisitos pues toda la comunicación que se dará a lo largo del proceso se llevará a cabo a través de estos medios.

CALENDARIO ADMINISTRARTE

El calendario administrarte ha dividido el año estrictamente en 52 semanas. Las cuales se subdividen en 13 semanas por trimestre. Cada semana se reconocerá por la nomenclatura WW. De tal manera que esta nomenclaclarura WW la llamaremos simplemente Week (la traducción al idioma inglés de la palabra "semana").

El calendario administrarte obedece a la cotización de las horas que un despacho comercializa. La división de las semanas del calendario es un formato preparada para la cotización de horas de cualquier empresa que cotice proyectos por hora. Esta es la razón por la que es indispensable seguir la metodología del calendario administrarte.

A través del calendario podemos reconocer las fechas en las cuales se deben cerrar los meses de contabilidad gerencial y los días en los que debe cerrar el mes dentro de su parte fiscal.

Pedimos a nuestros clientes que coloquen dentro del calendario los días que por ley deben ser considerados como días de asueto o ferioados. De esta manera los empleados de la organización saben anticipadamente que días podrán considerar como no laborales. 

El calendario de administrarte debe ser usado en todo momento dentro del programa de aceleración.

CATÁLOGOS DE CLIENTES

El programa administrarte requiere del conocimiento del concepto Catálogo de Clientes. Un catálogo es una base de datos que podemos administrar en excel o el numbers. Dentro del programa de aceleración de administrarte reconocemos tres catálogos de cliente:

1. Catálogo de Clientes Actuales

2. Catálogo de "Selección de T´s" (que más adelante explicaremos dentro de las sesiones de acelerador)

3. Catálogo de Referidos

4. Catálogo "Target Market"

Durante en arranque del programa es importante mencionar que el único catálogo que usaremos es el Catálogo de Clientes Existentes, pero como el programa vaya avanzando el nivel de exigencia subirá en función de alimentar las posibilidades de negocio de la empresa dentro del programa. Durante un segundo momento echaremos mano del catálogo "Selección de T´s". 

El éxito o fracaso del programa de aceleración de administrarte de 52 semanas tiene una íntima relación con el manejo de los catálogos antes mencionados y el compromiso de administración que haya de ellos. 

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PIPELINE DE VENTAS

El pipeline de ventas determina un control comercial vinculado a la planeación estratégica de la empresa.

Para controlar el pipeline de ventas debemos interactuar con dos conceptos:

1.    Ticket y medio de tiempo

2.    Ticket y medio de monto de dinero

La interacción de los dos conceptos nos ayuda a determinar si la planeación estratégica es correcta o equivocada.

Al mismo tiempo, un pipeline comercial nos permite determinar el futuro flujo de efectivo que la empresa tendrá en bancos a lo largo del año. Ya que su eficiente manejo podrá arrojar montos de lo que la empresa comercializará a lo largo del año. Por tanto su manejo es de vital importancia, pues uno de los principales dolores (cáncer) de la organización creativa es la escases del flujo de efectivo.

La evolución del pipeline de ventas es la base del acelerador. Cuando no existe evolución de las oportunidades de negocio comienzan las penalizaciones que administrarte hace en relación al poco avance de las oportunidades gestionadas a través del PipeLine.

Es fácil reconocer cómo un PipeLine mal gestionado no traerá oportunidades de negocio cerradas. Y para ello deberemos interactuar con el formato de avance y evolución del PipeLine. Un listado de oportunidades debe graficarse en forma de cono. Cada vez que la gráfica no arroje forma de Cono deberá haber una penalización de 10 USD. Que generará una factura escaneada que se hará llegar a través del correo Esta dirección electrónica esta protegida contra spam bots. Necesita activar JavaScript para visualizarla

El aspecto importante del manejo de un PipeLine es la generación del compromiso de venta que el director comercial debe hacer con su departamento de finanzas todos los meses. Para realizar esta actividad el director de Finanzas (o algunos de los socios, tal vez cuando no hay socios Administrarte puede funcionar como ese socio). El director financiero debe hacer un commitment mensual firmado de lo que ingresará en el mes a la empresa con base en las tablas del PipeLine Comercial que tengan en la columna de “Mes de Cierre”. El commitment será firmado y almacenado por el director financiero en una carpeta que al final del año contenga 12 documentos de commitmen firmados.

Otro de los aspectos importantes a considerar dentro de la metodología que maneja el Pipeline de Ventas son las fases del ciclo comercial. Fases que se deben estudiar en la presentación de Power Point que se entrega con el CD del programa de aceleración. Pero lejos de anticipar la explicación de las fases, hemos de comentar que hay tres fases en especial significativas.

Fase S: Calificación de la Cuenta

Fase C: Patrocinador con Poder

Fase W: Venta realizada

La interación con estas fases son importantes reconocerlas desde el principio.

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COMMITMEN DE VENTA.

El modulo de Ventas del programa de aceleración requiere que la persona o personas encargadas del área comercial interactúen con un documento llamado commitment. Dentro de este commitment se estipula qué cantidad de dinero la empresa venderá en los meses venideros. Es muy importante que el área comercial conozca el funcionamiento del pipeline y de los subconceptos de "ticket y medio" de monto y "ticket y medio" de tiempo, pues bajo este mismo funcionamiento trabaja el commitment.

Dedemos mencionar que el commitment de venta mensual es una lectura de la información que todas las semanas reporta el gerente comercial de la organización. La recomendación de administrarte es que si no se pueden hacer commitments que no se podrán cumplir, el director comercial deberá tener un cuidado desmedido sobre la administración de su pipeline de ventas y la información de monto y de tiempo de cierre contenida en el mismo. 

Dentro del commitment de venta se colocarán los cierres de negocio que el gestor del PipeLine hará en el mes.

Este documento lo proporciona el departamento de finanzas o Back Office al vendedor.

VARIACIÓN DE COMMITMEN DE VENTA 

El segundo documento que tenemos que contemplar para su uso en este periodo es el commitment de variación. Como su nombre lo indica es el resultado estadístico entre lo que se dijo que iba a suceder y lo que sucedió en realidad.

Esta variación es una de las estadísticas que más deberá valor la organización por lo tanto se llevará el histórico dentro del pipeline de ventas de la persona encargada del área. Mes con mes deberá ser reconocida la variación con el fin que los datos establezcan un comparativo dentro de los real y lo imaginario.

Todos los documentos de variación deberán ser almacenados dentro de una carpeta de gestión del área de ventas que deberá compartir cada trimestre con el área de finanzas para los cierres trimestrales. 

SET UP DE JUNTAS COMERCIALES

Un calendario de días de revisión y evaluación de la administración de oportunidades de negocio dentro de la organización debe generarse. Administrarte dentro de su programa de aceleración invite a que cada que el lunes más cercano de inicio de mes sea entregada a la persona de ventas su commitment para el mes. Otra junta, sugerida los lunes, se tenga para revisar el avance. Dentro del programa de aceleración esta revisión se hace los días de sesión a en una sesión presencial o conferencia vía skype. 

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DOCUMENTO DE FORMALIZACIÓN (CONTRATO, CONVENIO, ODC, ETC.)

Este documento puede ser un convenio, una cotización firmada o una orden de compra de la compañía a la que le hemos vendido. Este documento es un formato indispensable que se requiere para interactuar con el PipeLine de Ventas y con el formato de Flujo de Efectivo Futuro. Dentro de la cotización es indispensable reconocer otro de los elementos esenciales de la misma: La Sábana de Pagos.

Una Sábana de Pagos es un concepto sencillo. Lo podemos entender como el monto de la venta realizada repartido en diferentes partidas en el tiempo. Un Ejemplo de esto es el siguiente escenario: Un vendedor vendió un proyecto de diseño por 200,000 pesos y las parcialidades quedarán divididas en cuatro pagos. Estos cuatro pagos deberán tener una fecha de pago. Esa fecha de pago es la fecha en la que nuestro departamento de cobranza tiene que hacer que pase a nuestra cuenta.

Una Sábana de Pagos es el número de parcialides con fechas y montos específicos de pago donde el departamento (o la persona encargada de la cobranza de la empresa) se apoyará para hacer que el pago llege a la cuenta bancaria de la empresa.

Cuando una cotización se genera dentro del despacho se deben modificar dos formatos:

1.    El pipeline de ventas

2.    El formato de flujo de efectivo o Cash Flow.

Cuando el departamento comercial ha entregado un formato de estas características al departamento de Back Office de la empresa, la persona encargada de la cobranza debe generar las siguientes acciones:

1.    Elaboración de la Factura

2.    Escaneo de la factura

3.    Mandar la factura al cliente por correo en formato digital

4.    Gestión de la entrega física de la factura para su ingreso y revisión en el departamento de pagos de nuestro cliente

5.    Llamadas preparativas que garantizan la salida del pago de nuestra factura.

Es indispensable que una copia de este documento quede en manos del cliente. La idea es que cuando se comience la interación de cobranza con el departamento de pagos de nuestro cliente tenga una copia del acuerdo para procesar los pagos en los tiempos indicados.

Hasta ahora hemos revisados los procesos financieros que detona un contrato o convenio, pero no debemos olvidar aclarar los proceso que detona este documento en relación al proyecto.

Así como este documento llamado contrato detona procesos en el área de Back Office. Debemos entender que también detona procesos en el área de proyectos. Por ello este documento lo tenemos que entender como un "documento" compuesto de cuatro "copias" adicionales. Explico.

Un convenio o contrato debe contar con cuatro copias:

- Una copia para el archivo 

- Una copia que se le entrega al cliente

- Otra copia que se le entrega al área de finanzas o back office para que detone los procesos de cuentas por cobrar

- Otra copia que se le entrega al área de proyectos para que detone la administración de las horas a trabajar en el proyecto.

Este este último punto, debemos aclarar que no es permitido tener una cotización sin que existan desde antes que arranque el proyecto las horas a administrarse. Esta carencia puede ser visualizada como un MUY GRAVE ERROR.

Ha terminado el primer Módulo_Ventas: 

·      Usted habrá comprendido que existe una relación entre el PIPELINE DE VENTAS y COMMITMENT DE VENTA

·      Usted también ha comprendido que existe la necesidad de tener unCONTRATO (CONVENIO) por cada venta que se realice.

·      El calendario de 52 ww´s regula la OPERACIÓN de los puntos anteriores

·      Dos formatos de COMMITMENT deben ser firmados por dos responsables. El de arranque de mes y el de variación. Los dos deberán ser firmados por el responsable de área y por el director de la compañía.